Termini e condizioni generali di utilizzo

Ai fini del presente documento si intende per:

Fornitore: TecnaByte, P.IVA 05453540758, con sede in Via Dogliotti 1/B, 73042 Casarano (LE), contattabile all'indirizzo email contact@geplass.com;
Software / Geplass: la piattaforma web e l'applicazione mobile Geplass, comprensiva di tutte le funzionalità offerte;
Utente Manager: la persona fisica o giuridica che crea un account e gestisce un'associazione tramite Geplass;
Associato: la persona fisica iscritta all'associazione dell'Utente Manager, che può accedere all'applicazione mobile con un profilo limitato;
Account: le credenziali di accesso create dall'Utente Manager per utilizzare il servizio;
Piano di Abbonamento: il livello di servizio scelto dall'Utente Manager tra quelli disponibili (Starter, Standard, Premium);
Dati degli Associati: tutti i dati personali e non personali inseriti dall'Utente Manager relativi ai propri associati;
GeplassPay: il servizio che consente il pagamento online delle quote dovute all'associazione da parte degli Associati o di terzi paganti, disciplinato dai Termini del Servizio di Pagamento GeplassPay;
Consumatore: la persona fisica che agisce per scopi estranei all'attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale eventualmente svolta, ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

TecnaByte concede all'Utente Manager, in base al Piano di Abbonamento scelto, un diritto d'uso non esclusivo, non trasferibile e revocabile del software Geplass, accessibile tramite la piattaforma web all'indirizzo geplass.com e tramite l'applicazione mobile disponibile su Apple App Store e Google Play Store. Il servizio comprende le seguenti funzionalità principali, variabili in base al piano attivato:

• Gestione dell'anagrafica degli associati;
• Gestione delle quote associative e dei pagamenti;
• Rilevazione presenze tramite scansione QR Code;
• Invio di comunicazioni email agli associati;
• Gestione e archiviazione di documenti;
• Generazione di report e statistiche in formato PDF;
• App mobile dedicata per gli associati (visualizzazione profilo, quota, presenze);
• Pagamento online delle quote tramite il servizio GeplassPay, ove attivato dall'Utente Manager.

TecnaByte si riserva il diritto di aggiornare, modificare o ampliare le funzionalità del software in qualsiasi momento, anche senza preavviso, al fine di migliorare il servizio. Qualora una modifica comporti la soppressione di una funzionalità essenziale del piano sottoscritto, TecnaByte ne darà comunicazione all'Utente Manager con almeno 30 giorni di preavviso via email.

Per accedere al servizio è necessario creare un Account Manager fornendo dati veritieri, completi e aggiornati. L'Utente Manager è il solo responsabile della custodia delle credenziali di accesso e di qualsiasi attività svolta tramite il proprio account. TecnaByte non è responsabile per eventuali danni derivanti dall'accesso non autorizzato all'account causato da negligenza dell'utente. L'Utente Manager si impegna a notificare immediatamente al Fornitore qualsiasi accesso non autorizzato o violazione della sicurezza del proprio account.

Geplass è disponibile nei seguenti piani, con possibilità di scegliere tra fatturazione annuale (con prezzo mensile agevolato) e fatturazione mensile:

Tutti i prezzi indicati sul Sito e nel presente documento si intendono al netto dell'IVA, che viene applicata nella misura di legge al momento del pagamento. L'importo effettivamente addebitato è pertanto comprensivo di IVA ed è sempre indicato in modo chiaro prima della conferma dell'ordine. Nel caso di fatturazione annuale, l'importo è addebitato in un'unica soluzione anticipata pari a dodici mensilità.

I prezzi possono essere soggetti a variazioni. TecnaByte comunicherà eventuali modifiche tariffarie con almeno 30 giorni di preavviso via email all'indirizzo fornito in fase di registrazione. Il proseguimento nell'utilizzo del servizio dopo la comunicazione delle nuove tariffe costituisce accettazione delle stesse; in caso contrario l'Utente Manager potrà recedere secondo quanto previsto all'articolo 7, senza costi aggiuntivi.

Al momento della registrazione è disponibile un periodo di prova gratuita della durata di 30 giorni, durante il quale l'Utente Manager può accedere alle funzionalità del piano selezionato senza alcun addebito e senza che sia richiesto l'inserimento di una carta di pagamento. Al termine del periodo di prova, in assenza di un metodo di pagamento valido, l'account viene automaticamente riportato al piano Starter (gratuito) e non viene effettuato alcun addebito. Le funzionalità eccedenti i limiti del piano Starter cessano di essere disponibili, mentre i dati inseriti restano conservati e nuovamente accessibili in caso di successiva attivazione di un piano a pagamento. TecnaByte si riserva il diritto di modificare le condizioni e la durata del periodo di prova per le registrazioni future.

I piani a pagamento sono fatturati, secondo la scelta effettuata dall'Utente Manager, con cadenza mensile o annuale. Il pagamento avviene anticipatamente rispetto al periodo di competenza tramite i metodi di pagamento accettati dalla piattaforma. L'elaborazione dei pagamenti è affidata a Stripe, prestatore di servizi di pagamento autorizzato: i dati della carta sono raccolti e conservati direttamente da Stripe e non transitano né sono conservati sui sistemi di TecnaByte.

In caso di mancato pagamento, TecnaByte si riserva il diritto di sospendere l'accesso al servizio fino alla regolarizzazione del pagamento, previa comunicazione all'Utente Manager. L'Utente Manager ha diritto a ricevere fattura per ogni pagamento effettuato.

Durata e rinnovo. L'abbonamento ha la durata corrispondente alla periodicità di fatturazione scelta (mensile o annuale) e si rinnova automaticamente alla scadenza per un periodo di pari durata, salvo disdetta comunicata prima del rinnovo.

Disdetta. L'Utente Manager può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento, senza penali, tramite l'apposita funzione disponibile nell'area account oppure inviando comunicazione all'indirizzo contact@geplass.com. La disdetta ha effetto alla scadenza del periodo già pagato: il servizio resta pienamente disponibile fino a tale data e non vengono effettuati ulteriori addebiti. Non è previsto il rimborso, nemmeno parziale, del periodo già pagato e non fruito, fatto salvo quanto previsto al paragrafo seguente per i Consumatori.

Diritto di recesso del Consumatore. Qualora l'Utente Manager rivesta la qualifica di Consumatore, ha diritto di recedere dal contratto entro 14 giorni dalla sua conclusione, senza doverne indicare il motivo, inviando comunicazione a contact@geplass.com. Qualora il Consumatore abbia richiesto che l'esecuzione del servizio inizi durante il periodo di recesso, e successivamente eserciti tale diritto, è tenuto a corrispondere un importo proporzionale al servizio effettivamente fruito fino alla comunicazione del recesso, ai sensi dell'art. 57, comma 3, del Codice del Consumo.

L'Utente Manager può in qualsiasi momento effettuare l'upgrade a un piano superiore. Le nuove condizioni saranno immediatamente operative. In caso di downgrade a un piano inferiore, l'Utente Manager è consapevole che potrebbero applicarsi limitazioni al numero di associati gestibili. Se al momento del downgrade il numero di associati presenti supera il limite del nuovo piano, gli associati eccedenti verranno automaticamente archiviati (impostati in stato inattivo) e non saranno eliminati. L'Utente Manager potrà riattivarli in qualsiasi momento eseguendo un upgrade a un piano compatibile. TecnaByte comunicherà chiaramente tali conseguenze prima della conferma del downgrade.

L'Utente Manager può attivare il servizio GeplassPay, che consente agli Associati e a eventuali terzi paganti di versare online quote associative, quote di iscrizione e quote di eventi tramite carta o altri metodi di pagamento supportati.

Il servizio si appoggia a Stripe in modalità Stripe Connect: l'attivazione richiede che l'associazione completi una procedura di registrazione e verifica di identità direttamente presso Stripe, accettandone i relativi termini contrattuali. I fondi versati dai paganti sono accreditati sul conto Stripe intestato all'associazione, al netto delle commissioni applicate; TecnaByte non detiene né gestisce direttamente fondi di terzi.

Ogni pagamento effettuato tramite GeplassPay è soggetto a una commissione di servizio, il cui importo — o il criterio di calcolo — e la parte a cui è addebitata (il pagante oppure l'associazione, secondo la configurazione scelta dall'Utente Manager) sono indicati in modo chiaro prima della conferma di ogni operazione. Le condizioni complete del servizio, incluse le previsioni in materia di rimborsi e tempi di accredito, sono disciplinate dai Termini del Servizio di Pagamento GeplassPay, che costituiscono parte integrante dei presenti Termini per gli Utenti Manager che attivano il servizio.

L'Utente Manager, in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), è il solo responsabile dei dati personali degli associati che inserisce nella piattaforma Geplass. TecnaByte agisce in qualità di Responsabile Esterno del Trattamento (Data Processor) e tratta tali dati esclusivamente per finalità tecniche legate all'erogazione del servizio, nel rispetto delle istruzioni fornite dall'Utente Manager e delle disposizioni normative vigenti.

L'Utente Manager si impegna a:

• inserire nella piattaforma solo dati personali di cui abbia legittima disponibilità;
• rendere agli associati l'informativa privacy e raccoglierne il consenso al trattamento dei dati, ove richiesto dalla legge;
• raccogliere, per gli associati minori di età, il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, ove richiesto dalla normativa applicabile;
• mantenere aggiornati i dati inseriti, provvedendo alla cancellazione di quelli non più necessari;
• non inserire dati di categorie particolari (dati sensibili) senza adeguata base giuridica.

TecnaByte non è responsabile dell'accuratezza, completezza o liceità dei dati inseriti dall'Utente Manager. TecnaByte si riserva il diritto di rimuovere dati palesemente illeciti o non conformi alle finalità del software senza preavviso. L'elenco dei sub-responsabili di cui TecnaByte si avvale per l'erogazione del servizio è indicato nella Privacy & Cookies Policy.

Geplass consente l'invio di comunicazioni email agli associati tramite il servizio integrato nella piattaforma, nei limiti del piano attivato. L'Utente Manager si impegna a utilizzare tale funzionalità in conformità con la normativa vigente in materia di comunicazioni elettroniche e spam (D.Lgs. 196/2003 e GDPR), assicurandosi di disporre del consenso degli associati alla ricezione di comunicazioni email. TecnaByte non è responsabile per i contenuti delle comunicazioni inviate dall'Utente Manager tramite la piattaforma. In caso di utilizzo improprio della funzionalità email (es. invio massivo non autorizzato, spam), TecnaByte si riserva il diritto di sospendere o limitare la funzionalità senza preavviso.

L'Utente Manager si impegna a:

• utilizzare il software esclusivamente per la gestione della propria associazione sportiva o no-profit;
• non cedere, condividere o trasferire le proprie credenziali di accesso a terzi non autorizzati;
• non tentare di accedere a dati di altri utenti o di compromettere la sicurezza della piattaforma;
• non utilizzare il software per attività illecite, fraudolente o lesive di diritti di terzi;
• non effettuare operazioni di reverse engineering, decompilazione o disassemblaggio del software;
• non rivendere, sublicenziare o distribuire il servizio a terzi.

TecnaByte si impegna a garantire la disponibilità del servizio in modo continuativo, salvo interruzioni programmate per manutenzione (di cui sarà data comunicazione preventiva ove possibile) o interruzioni straordinarie dovute a cause di forza maggiore, guasti infrastrutturali o eventi imprevedibili. TecnaByte non garantisce una disponibilità del servizio al 100% e non è responsabile per danni diretti o indiretti derivanti da interruzioni temporanee del servizio.

TecnaByte si riserva il diritto di sospendere o cancellare l'account dell'Utente Manager, previa comunicazione via email, nei seguenti casi:

• violazione dei presenti Termini e Condizioni;
• mancato pagamento del piano di abbonamento oltre i termini previsti;
• utilizzo del software per scopi illeciti o non conformi alle finalità del servizio;
• inserimento di dati palesemente illeciti o contenuti vietati.

In caso di cancellazione dell'account, i dati inseriti dall'Utente Manager saranno conservati per un periodo massimo di 30 giorni, al termine del quale saranno definitivamente eliminati. L'Utente Manager può richiedere l'esportazione dei propri dati prima della cancellazione contattando il Fornitore.

Il software Geplass, inclusi il codice sorgente, il design, le interfacce, il logo e tutti i contenuti sviluppati da TecnaByte, sono di proprietà esclusiva di TecnaByte e sono protetti dalle normative in materia di proprietà intellettuale. Nessuna disposizione dei presenti Termini trasferisce all'Utente Manager diritti di proprietà intellettuale sul software. I dati e i contenuti inseriti dall'Utente Manager rimangono di sua proprietà.

Il software Geplass è fornito "così com'è" (as is). TecnaByte non fornisce garanzie esplicite o implicite riguardo alla sua adeguatezza a uno scopo specifico, all'assenza di errori o all'ininterrotta disponibilità del servizio. Nei limiti consentiti dalla legge applicabile, TecnaByte non sarà responsabile per danni indiretti, consequenziali, speciali o punitivi derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare il servizio, inclusa la perdita di dati. La responsabilità massima complessiva di TecnaByte nei confronti dell'Utente Manager, per qualsiasi causa, non potrà in ogni caso eccedere l'importo pagato dall'utente nell'ultimo mese di abbonamento.

Resta in ogni caso ferma la responsabilità di TecnaByte nei casi in cui essa non possa essere esclusa o limitata per legge, ivi compresi i casi di dolo o colpa grave, nonché le garanzie legali inderogabili spettanti all'Utente Manager che rivesta la qualifica di Consumatore.

TecnaByte si riserva il diritto di modificare i presenti Termini e Condizioni in qualsiasi momento. Le modifiche saranno comunicate all'Utente Manager via email con almeno 15 giorni di preavviso. Il proseguimento nell'utilizzo del servizio dopo la data di efficacia delle modifiche costituisce accettazione delle nuove condizioni. In caso di mancata accettazione, l'Utente Manager potrà recedere secondo quanto previsto all'articolo 7, senza costi aggiuntivi.

I presenti Termini e Condizioni sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante o connessa ai presenti Termini, le parti concordano di tentare in primo luogo una risoluzione amichevole. In caso di esito negativo, sarà competente in via esclusiva il Tribunale del luogo in cui ha sede TecnaByte.

Resta espressamente fermo il foro del Consumatore: qualora l'Utente Manager rivesta tale qualifica, è competente in via esclusiva e inderogabile il giudice del luogo di sua residenza o domicilio elettivo, ai sensi dell'art. 33, comma 2, lett. u), del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile, l'Utente Manager dichiara di aver letto, compreso e di approvare specificamente le seguenti clausole dei presenti Termini e Condizioni:

• Art. 2 – facoltà di TecnaByte di aggiornare, modificare o ampliare le funzionalità del software;
• Art. 4 – facoltà di variazione dei prezzi con preavviso;
• Art. 6 – facoltà di sospensione dell'accesso al servizio in caso di mancato pagamento;
• Art. 13 – esclusione di garanzia sulla continuità del servizio e di responsabilità per interruzioni;
• Art. 14 – facoltà di sospensione e cancellazione dell'account e termini di conservazione dei dati;
• Art. 16 – esclusione di garanzie e limitazione della responsabilità;
• Art. 17 – facoltà di modifica unilaterale dei presenti Termini e Condizioni;
• Art. 18 – legge applicabile e foro competente esclusivo.

L'approvazione specifica di tali clausole è espressa dall'Utente Manager mediante apposita e distinta spunta in fase di registrazione, separata dall'accettazione generale dei presenti Termini.