Le ore degli istruttori, e quanto devi pagarli
L'istruttore timbra entrata e uscita con il QR del club, Geplass somma le ore e applica le condizioni che hai concordato con lui. A fine mese chiudi, liquidi, e l'uscita è già in contabilità con il totale annuo sotto controllo. Niente più quaderno delle ore né messaggi a fine mese per ricostruire chi ha fatto cosa.
Fisso mensile e tariffa oraria attivi insieme: il compenso del mese nasce dalla somma.
Dalle ore al compenso, senza rifare i conti
Tre passaggi, e nessuno dei tre richiede di aprire un foglio di calcolo.
L'istruttore arriva in palestra e inquadra il QR del club, quello già appeso in bacheca per le presenze degli associati. Quando esce lo inquadra di nuovo: il turno si chiude e le ore finiscono nel suo mese. Se il club ha un tornello, basta il passaggio al varco.
Dal gestionale vedi il mese di ogni collaboratore giorno per giorno: entrata, uscita, ore, totale. Se qualcuno ha dimenticato di timbrare, il turno lo aggiungi a mano finché il mese è aperto.
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1. Timbra con il QR che hai già
Nessun badge da comprare, nessun pulsante da premere a casa: si timbra soltanto davanti al cartello del club o al varco, quindi l'ora segnata è un'ora in palestra.
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2. Geplass applica le tue condizioni
Tariffa oraria, fisso mensile, percentuale sulle quote, quota per allievo: il compenso del mese si costruisce da solo, riga per riga, con il dettaglio di come è venuto fuori.
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3. Chiudi il mese e liquidi
Alla chiusura il mese si congela e nasce l'uscita intestata al collaboratore: la contabilità è aggiornata senza che tu debba registrare niente due volte.
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Le anomalie te le segnala lui
Turno lasciato aperto la sera prima, giornate fuori misura: invece di gonfiare il compenso, finiscono nell'elenco delle anomalie del mese, dove le correggi prima di pagare.
Il mese di un istruttore: turni timbrati, ore conteggiate, totale del compenso e stato della liquidazione.
Quattro modi di pagare un istruttore, anche insieme
Gli accordi veri raramente sono di un tipo solo: in Geplass le condizioni si sommano.
A ore
Una tariffa per ogni ora timbrata. Decidi tu se arrotondare il singolo turno o il totale del mese: sono due numeri diversi, ed è giusto che lo scelga il club e non il software.
Fisso mensile
Un importo uguale ogni mese, per chi segue un corso a forfait. Le ore continuano a essere registrate, così sai comunque quanto tempo ha dedicato al club.
Percentuale sulle quote
Una quota parte di quello che incassi dai suoi corsi. Puoi spalmarla sui mesi coperti dall'abbonamento oppure contarla nel mese in cui il socio ha pagato: la scelta è per collaboratore.
Quota per allievo
Tot euro al mese per ogni allievo in regola nei suoi corsi. Un abbonamento trimestrale vale un allievo per tre mesi, non tre allievi in un colpo solo.
«100 € fissi più il 30% sulle quote» non è un caso particolare: sono due condizioni attive nello stesso periodo, e nel report vedi le due righe separate con il totale in fondo. Le condizioni valgono quanto vale il contratto: se cambi l'accordo, cambi il contratto e la lettera si rifirma.
Il rapporto di lavoro, scritto e firmato
Dalla scheda del collaboratore esce il documento, e il documento torna firmato.
Che rapporto è
Collaborazione sportiva, volontario con rimborsi, prestazione occasionale o partita IVA, con date di inizio e fine e la mansione. Lo storico resta, e due contratti non possono sovrapporsi.
La lettera d'incarico
Geplass genera il PDF con i dati del contratto e le condizioni concordate. Lo mandi a firma e il collaboratore firma dall'app; chi l'app non ce l'ha lo firma stampato.
Quello che è firmato resta com'era
Il testo firmato viene conservato insieme alla firma: se il mese dopo alzi la tariffa, il documento che il collaboratore ha firmato non cambia di una virgola.
Il rapporto registrato e la lettera d'incarico, firmata dall'app e riscaricabile in PDF.
Quanto hai già dato, e quanto manca alla soglia
Le due soglie sempre sott'occhio
Sulla scheda del collaboratore trovi il totale dei compensi dell'anno solare con le barre delle soglie di 5.000 e 15.000 euro: sai a che punto sei mentre puoi ancora decidere, non a dicembre. Puoi anche leggere i totali per anno sportivo, quando ti serve il confronto con la stagione.
Un'uscita sola, nel posto giusto
Il compenso liquidato diventa un'uscita nella categoria dei compensi, intestata a quel collaboratore: entra nel bilancio, nell'export Excel per il commercialista e nel totale annuo. Nessun doppio inserimento, nessun file a parte da tenere allineato.
Geplass mette in fila ore, compensi e totali e ti mostra le soglie previste per il lavoro sportivo: è uno strumento di controllo, non un parere fiscale. Per inquadrare il rapporto e gli adempimenti resta il tuo consulente.
Cosa vede l'istruttore
Sulla stessa app del club, senza nessun accesso ai dati degli altri.
Le sue ore
Giorni, turni e ore del mese in corso: la discussione di fine mese sulle ore fatte finisce prima di cominciare, perché i numeri li hanno visti entrambi giorno per giorno.
Il suo contratto
Tipo di rapporto, date, mansione e condizioni di compenso in sola lettura, più la lettera d'incarico da firmare e poi da riscaricare quando serve.
Solo i compensi già liquidati
Il report con gli importi in lavorazione resta a chi amministra. L'istruttore vede quello che ha ricevuto, e nulla dei colleghi.
Timbratura e contratto in app sono due interruttori separati, spenti finché non li accendi tu: in molte società gli accordi sono informali, e far comparire un contratto dove non c'è mai stato crea più domande di quante ne risolva. Li accendi quando sei pronto, anche uno solo dei due.
Perché tenerli nel gestionale
I numeri sono già lì
Le quote incassate, i corsi, gli allievi in regola e le presenze stanno già in Geplass: per pagare una percentuale o una quota per allievo non serve esportare niente. È la differenza tra un gestionale che conosce il tuo club e un foglio di calcolo che va riempito a mano ogni mese.
Il mese chiuso non si muove più
Una volta liquidato, quel mese è congelato: tariffe e percentuali successive non lo riscrivono. Se arriva un rimborso dopo la chiusura, la correzione compare nel mese aperto, dove è ancora possibile spiegarla — e non nel mese che hai già pagato.
Domande frequenti su collaboratori e compensi
Come si calcolano le ore di un istruttore sportivo?
In Geplass l'istruttore timbra entrata e uscita inquadrando il QR del club esposto in palestra, oppure passando al tornello. Il gestionale somma i minuti del turno e li porta nel mese del collaboratore, dove ogni giornata resta visibile con orario di entrata, di uscita e ore totali. I turni si possono anche aggiungere a mano dal gestionale quando qualcuno dimentica di timbrare.
Come si stabilisce il compenso di un collaboratore sportivo?
Con le condizioni di compenso, che sono di quattro tipi e si possono sommare: una tariffa oraria, un importo fisso mensile, una percentuale sulle quote incassate dai suoi corsi e una quota per allievo al mese. Un istruttore con 100 euro fissi più il 30% sulle quote ha semplicemente due condizioni attive nello stesso periodo.
Geplass tiene conto delle soglie dei compensi sportivi?
Sì: sulla scheda di ogni collaboratore trovi il totale dei compensi erogati nell'anno solare con le barre delle due soglie di 5.000 e 15.000 euro, così vedi a colpo d'occhio quanto manca prima di superarle. Geplass ti mostra i numeri, non sostituisce il parere del tuo consulente.
La lettera d'incarico si può firmare dal telefono?
Sì. Dal gestionale generi la lettera d'incarico in PDF e la mandi a firma: il collaboratore la trova nell'app, la legge e la firma con il dito. Chi l'app non ce l'ha la firma sul foglio stampato. Il testo firmato resta congelato sulla riga della firma, quindi se in futuro cambi la tariffa il documento già firmato non cambia.
I collaboratori vedono i compensi degli altri?
No. Il report con gli importi è riservato a chi amministra il club. Il collaboratore vede soltanto le proprie ore, i propri giorni, le condizioni del suo contratto e i compensi che gli sono già stati liquidati.
Serve un tornello per far timbrare le ore?
No. La timbratura funziona anche con il solo QR del club appeso in bacheca, che è lo stesso cartello usato per le presenze degli associati. Se il club ha un tornello, il passaggio dell'istruttore al varco vale come timbratura.
I compensi liquidati finiscono in contabilità?
Sì: quando chiudi il mese e liquidi, Geplass genera l'uscita collegata a quel collaboratore nella categoria dei compensi. Entra da sola nel bilancio, nell'export per il commercialista e nel totale annuo che alimenta le barre delle soglie.
La gestione dei collaboratori è inclusa nel piano gratuito?
Sì: in Geplass tutte le funzionalità sono incluse in ogni piano, compreso lo Starter gratuito. Tra i piani cambiano solo i limiti di associati, email mensili e spazio file.
Geplass in breve
Geplass è il gestionale cloud per ASD, palestre e società sportive italiane, con app per dirigenti, collaboratori e associati (iOS, Android e web). Gestisce soci, quote con ricevute, presenze QR, documenti e certificati, pagamenti in app (GeplassPay), firma digitale dei moduli, controllo accessi con tornelli, calendario e iscrizioni alle lezioni, contratti e compensi dei collaboratori, bilancio e libro soci: tutte le funzionalità sono incluse in ogni piano. Prezzi: gratis per sempre fino a 20 associati, poi 15,99 o 19,99 €/mese + IVA. Prova: 30 giorni gratis, senza carta di credito. Sviluppato in Italia da TecnaByte.
Il prossimo fine mese, senza rifare i conti
Ore, compensi, contratti e contabilità: una cosa sola, dentro il gestionale che usi già.
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