La lezione a numero chiuso, gestita dall'app
Metti la lezione in calendario con i suoi posti: gli associati si iscrivono dall'app, chi non è in regola con certificato o abbonamento non passa, le iscrizioni si chiudono all'ora che dici tu e se i numeri non ci sono la lezione si annulla da sola avvisando tutti. Poi Geplass ti dice chi è venuto davvero, non solo chi aveva prenotato.
Sei iscritti su dodici posti: tre presenti, uno entrato fuori orario, due che non si sono presentati.
La crei una volta, si riempie da sola
Il corso del martedì lo metti in calendario una volta sola: le repliche nascono già pronte.
Scegli giorno, ora, sala e quanti posti ci sono. Se la lezione si ripete ogni settimana la crei come serie, e quando cambia qualcosa decidi se correggere solo quella data, da lì in avanti o tutta la serie.
Gli associati la trovano nel calendario dell'app, si iscrivono con un tocco e vedono i posti rimasti. Tu vedi la lista in tempo reale, la esporti in Excel quando serve, e la lezione piena smette di accettare iscrizioni da sé.
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Posti contati, niente overbooking
Il posto si assegna una volta sola anche quando due persone toccano il pulsante nello stesso istante: la capienza che hai scritto è la capienza che avrai in sala.
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Chi si toglie libera il posto
L'associato si ritira dall'app e il posto torna disponibile agli altri, senza passare dalla segreteria e senza messaggi da girare nel gruppo.
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Eventi aperti o su invito
La lezione può essere visibile a tutti oppure riservata ad alcuni corsi o a persone scelte: lo stage per cinture nere lo vedono solo le cinture nere.
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Avvisami quando qualcuno si iscrive
Su ogni lezione puoi accendere l'avviso: a ogni iscrizione e a ogni ritiro arriva una notifica a te e agli insegnanti di quella lezione. Solo dove ti serve, perché su tutte sarebbe rumore.
La lezione si crea dal gestionale o dall\'app, con gli stessi campi.
Le regole d'iscrizione, lezione per lezione
Allo stage federale il certificato serve, alla cena sociale no: sono due eventi, non due club.
Certificato medico valido
Chi ha il certificato scaduto o mancante non riesce a iscriversi, e legge il motivo prima di provarci. Il controllo usa la scadenza che l'associato ha già in scheda, aggiornata da sé quando carica il documento dall'app.
Abbonamento o ingressi in regola
Puoi chiedere che l'abbonamento sia attivo o che restino ingressi nel pacchetto. È lo stesso metro del tornello: chi entra in palestra e chi prende un posto in sala devono essere in regola allo stesso modo.
Chiusura di iscrizioni e ritiri
Le iscrizioni si chiudono quanto vuoi prima dell'inizio, e i ritiri anche prima se ti serve sapere i numeri la sera precedente. Nell'interfaccia leggi l'ora vera di chiusura, non i minuti di anticipo.
Numero minimo di iscritti
Sotto il minimo la lezione si annulla da sola e la notifica parte a iscritti, insegnanti e amministratori. Resta in calendario segnata come annullata: nessuno si presenta a vuoto e nessuno deve telefonare a dieci persone.
I controlli valgono per chi si iscrive da sé. La segreteria può sempre iscrivere una persona a mano: se il club decide di far partecipare qualcuno lo stesso, il software non deve mettersi di traverso.
Le stesse regole, come le legge l\'associato prima di prendere il posto.
Chi si era iscritto, e chi è venuto davvero
La domanda che prima richiedeva due schermate e un po' di memoria.
Presente
L'ingresso in palestra è stato registrato nell'orario della lezione. Nessuna firma da raccogliere, nessun appello: è la scansione che l'associato fa già entrando.
Entrato, ma fuori orario
È passato quel giorno, in un altro momento. Non è un assente e non è un presente: se lo si confondesse con l'uno o con l'altro, il dato non servirebbe più a niente.
Assente
Aveva un posto e non si è visto. Su una lezione a numero chiuso è il posto che è mancato a qualcun altro: ora lo sai, e puoi parlarne con chi lo fa spesso.
Funziona anche sulle lezioni già passate, perché non è un registro in più da compilare: è l'incrocio fra gli iscritti e gli ingressi che il club registra già con il QR o con il tornello. E se segni una presenza a mano dal gestionale, l'ingresso viene scalato dal pacchetto come se fosse stato timbrato al varco.
Quando la lezione si paga
Gratuita, facoltativa o a posto confermato
Su stage, gare e lezioni private puoi chiedere una quota, dandole il nome che vuoi («Iscrizione + trasferta») e un termine ultimo. Con la quota obbligatoria il posto è confermato solo a pagamento avvenuto in app con GeplassPay; con quella facoltativa ci si iscrive subito e si paga dopo.
Anche i contanti restano collegati
Chi paga in sede viene segnato dal gestionale e l'incasso resta legato a quell'iscrizione: la quota dell'evento finisce in contabilità con la sua ricevuta, esattamente come le altre.
E l'insegnante vede solo le sue lezioni
Un ruolo che non è un amministratore
Con il ruolo Insegnante il collaboratore apre l'app e trova le lezioni assegnate a lui con i suoi iscritti. Non vede l'anagrafica del club, non incassa, non tocca il calendario: gli serve sapere chi ha davanti, non il resto.
Un messaggio agli iscritti
«Domani portate il materassino», «oggi facciamo in sala due»: l'insegnante scrive agli iscritti di quella lezione e arriva la notifica, senza che nessuno debba dargli i numeri di telefono dei soci. Le ore le timbra con lo stesso QR, e diventano compenso a fine mese.
Quello che apre l\'insegnante: solo le sue lezioni, con gli iscritti di ognuna.
Domande frequenti sulle iscrizioni alle lezioni
Come funziona la prenotazione di una lezione con Geplass?
Metti la lezione in calendario e indichi quanti posti ci sono. Gli associati la vedono nell'app, si iscrivono con un tocco e leggono quanti posti restano; quando i posti finiscono l'iscrizione si chiude da sola. Chi non può più venire si toglie dall'app e libera il posto per gli altri.
Posso impedire l'iscrizione a chi ha il certificato medico scaduto?
Sì, ed è una scelta che fai lezione per lezione: puoi chiedere il certificato medico valido, l'abbonamento in corso o gli ingressi ancora disponibili. Chi non è in regola vede scritto il motivo prima di provare a iscriversi. Lo staff e la segreteria possono comunque iscrivere una persona a mano, quando il club decide così.
Si possono chiudere le iscrizioni prima dell'inizio della lezione?
Sì: scegli quanto tempo prima si chiudono le iscrizioni e quanto tempo prima si chiudono i ritiri, e Geplass ti mostra l'ora vera di chiusura calcolata sull'orario della lezione. I due tempi sono indipendenti, quindi puoi permettere di iscriversi fino a un'ora prima ma bloccare i ritiri dal giorno precedente.
Cosa succede se alla lezione si iscrivono in pochi?
Puoi indicare un numero minimo di iscritti: se al momento del controllo non è stato raggiunto, Geplass segna la lezione come annullata e avvisa con una notifica gli iscritti, gli insegnanti assegnati e chi amministra il club. La lezione resta in calendario, segnata come annullata, così la storia del club non cambia a posteriori.
Come faccio a sapere chi è venuto davvero alla lezione?
Geplass incrocia gli iscritti alla lezione con gli ingressi registrati in palestra e ti dice, persona per persona, chi era presente, chi è entrato quel giorno ma fuori dall'orario della lezione e chi non si è visto. Vale anche sulle lezioni già passate, senza aver dovuto attivare niente prima.
Posso far pagare una lezione o un evento al momento dell'iscrizione?
Sì: la quota dell'evento può essere assente, facoltativa (ci si iscrive e si paga dopo) oppure obbligatoria, e in quel caso il posto è confermato solo a pagamento avvenuto con GeplassPay. L'incasso in contanti si registra dal gestionale e resta collegato all'iscrizione, quindi la contabilità è aggiornata in entrambi i casi.
L'insegnante può vedere gli iscritti alle sue lezioni?
Sì, con il ruolo Insegnante: dall'app vede le lezioni assegnate a lui e i relativi iscritti, e può mandare loro un messaggio con notifica. Non vede l'anagrafica completa del club, non incassa e non modifica il calendario.
Le iscrizioni alle lezioni sono incluse nel piano gratuito?
Sì: in Geplass tutte le funzionalità sono incluse in ogni piano, compreso lo Starter gratuito. Tra i piani cambiano solo i limiti di associati, email mensili e spazio file.
Geplass in breve
Geplass è il gestionale cloud per ASD, palestre e società sportive italiane, con app per dirigenti, collaboratori e associati (iOS, Android e web). Gestisce soci, quote con ricevute, presenze QR, documenti e certificati, pagamenti in app (GeplassPay), firma digitale dei moduli, controllo accessi con tornelli, calendario e iscrizioni alle lezioni, contratti e compensi dei collaboratori, bilancio e libro soci: tutte le funzionalità sono incluse in ogni piano. Prezzi: gratis per sempre fino a 20 associati, poi 15,99 o 19,99 €/mese + IVA. Prova: 30 giorni gratis, senza carta di credito. Sviluppato in Italia da TecnaByte.
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